Entrevista com Renato Ribeiro, Director of Technology & Information Management Systems – Polisport

Quais as principais motivações ou preocupações da Polisport que levaram à procura de soluções de BI?
Desde muito cedo que a informação é vista como um ativo importante no apoio à tomada de decisão. Em 1998 o CEO da Polisport Plásticos SA, Pedro Araújo, decidiu avançar com a aquisição de um ERP, já com visão na organização e recolha de dados, uma ação nada comum em empresários portugueses naquela altura.
Esta pequena introdução mostra a cultura implementada desde muito cedo, e que hoje está cimentada e implementada em todo o Grupo Polisport.
Quando falamos de motivação, falamos na capacidade de poder tomar decisões com base em dados, dados tratados, validados e fidedignos, que possam levar a rápidas decisões, tanto ao nível da administração, como também ao nível do chão de fábrica.
A preocupação da análise de dados, não se restringe ao estudo de tendências do mercado/clientes, mas também à identificação e análise dos processos internos, tendo em vista a melhoria contínua dos mesmos, permitindo assim ter processos Lean e tornando a Polisport cada vez mais competitiva.
Um dos objetivos já definidos, é o de podermos começar a prever as necessidades dos clientes, podendo antecipar a colocação das encomendas por parte dos mesmos, e assim garantir que temos o que cada cliente necessita, é mais um exemplo do que nos move no investimento do BI.
Respondendo diretamente à pergunta, diria que a motivação e a preocupação da análise de dados se complementam no dia a dia do desenvolvimento do BI.

Quais as principais áreas de negócio abrangidas pela implementação de BI na Polisport?
A implementação do BI neste momento cobre de uma forma geral, todas as empresas do grupo, permitindo-nos elaborar análises por empresa, bem como ter uma visão consolidada de todo o Grupo.
Existem áreas onde a implementação/exploração do BI está mais avançada, tais como, comercial, financeira, logística e produtiva. O projeto de BI está em constante desenvolvimento, quer pelas novas necessidades de análises, quer pela melhoria contínua dos processos que levam à aquisição de nova informação, quer pela necessidade de cruzamento com dados de entidades externas.
Muito importante compreender quando se desenvolve um projeto de BI é o facto de que não basta recolher os dados e armazená-los numa base de dados. É necessário saber o que fazer com eles, e aqui além da responsabilidade do analista de dados, também é importante a envolvência dos “clientes” para quem se desenvolvem os dashboards/reports.

As espectativas de retorno do investimento no projeto de BI foram alcançadas e reconhecidas pela equipa de gestão da organização?
Sem dúvida que sim.
A melhor forma de exemplificar esse sucesso mostra-se pelo investimento contínuo na equipa interna e em software de BI de forma a continuar a desenvolver e responder aos vários pedidos de análise de dados.
O dinamismo dentro do Grupo Polisport faz parte da sua génese, e para dar segurança a esta flexibilidade é necessário cada vez mais dados e análise sobre eles. Hoje o reconhecimento da importância dos dados já vai além da análise do que já está construído no BI. Temos cada vez mais pedidos sobre dados que ainda não temos, o que leva à equipa de BI, ter de articular com outras equipas de forma a ser possível recolher novos dados para responder às necessidades destes.

No caso da Polisport, o BI tem contribuído para o sucesso da empresa? Quais foram os ganhos operacionais e de gestão na empresa?
Sim, efetivamente é visível o retorno no sucesso do Grupo, daí o BI ser considerado como uma ferramenta, ao ponto de já estar considerado no Plano de Riscos do Grupo Polisport como um fator crítico em caso de falha.
O Grupo Polisport não usa o BI somente para análise e tomada de decisão estratégica a médio/longo prazo, o BI é usado para decisões/gestão do dia a dia.
Podia dar vários exemplos, aqui fica um, se um fornecedor tem um problema no fornecimento de um componente, é possível identificar de imediato o impacto que essa falha no abastecimento irá ter no planeamento, e quais as encomendas de cliente que serão também afetadas, possibilitando que rapidamente se possa replanear a produção e contactar os clientes afetados minimizando este impacto.

Face à vossa experiência, quais são os fatores mais relevantes para o sucesso na implementação de soluções de BI?
Um dos fatores mais relevantes foi sem dúvida o comprometimento da administração com este projeto, sendo em muitas momentos o seu principal “cliente”. A análise de dados passou a pertencer à cultura do Grupo Polisport.
O facto de já haver um trabalho muito sólido na definição de um conjunto de KPIs que deram origem ao Balanced Scorecard do Grupo, foi também um dos fatores relevantes.
Depois, obviamente outro fator foi a equipa multidisciplinar interna, que sempre teve o conhecimento necessário quer dos dados quer do negócio. A possibilidade de recorrer a ajuda externa sempre que havia a necessidade de aquisição de conhecimento técnico para construção do BI, também foi uma mais valia para garantir a implementação das boas praticas na execução deste projeto.

Que desafio deixa a Polisport, a pequenas e médias empresas para a implementação de soluções de BI?
Valorizem a informação, hoje vivemos na era da informação, e quem tiver a melhor e mais atualizada vai conseguir tomar decisões que farão avançar suas empresas no caminho certo.
Não olhem para um projeto de BI tendo em vista só a gestão estratégica da empresa, vejam a implementação de um projeto BI de forma Top-Down.
Um projeto de BI não tem de ser um projeto de grande investimento, procurem parceiros que os possam apoiar, como por exemplo a Associação Portuguesa Business Intelligence que certamente estará ao dispor para aconselhar o caminho a seguir para a implementação deste tipo de projetos.
O primeiro “BI” da Polisport Plásticos SA, eram simples folhas de Excel que extraíam informação das bases de dados e que permitiam aos utilizadores criarem as suas próprias tabelas dinâmicas para análise de informação.
Este exemplo, sendo que não é um BI estruturado, está ao alcance de qualquer empresa, e todo o caminho tem de se fazer com um primeiro passo.

Muito obrigado.
Esta entrevista saiu na newsletter do dia 15 de dezembro de 2020 e nas redes sociais.
Lisboa, 24 de novembro de 2020,
José Rui Gomes,
Presidente da Associação Portuguesa de Business Intelligence